VIII. TALLER DE DOCUMENTOS COMERCIALES

1) Definición de documentos.
2) Clasificación de documentos:
a) Externos.
b) Internos.
c) Negociables.
d) No negociables.
e) Informativos.
3) Definición, función, descripción, elaboración y contabilización de:
a) Recibo de caja o comprobante de ingresos.
b) Recibo de caja menor y reembolso.
c) Consignación bancaria.
d) Conciliación bancaria.
e) Comprobante de depósito y recibo de cuenta de ahorro.
f) Factura de venta.
g) Cheque.
h) Comprobante de pago o de egreso.
i) Letra de cambio.
j) Pagaré.
k) Nota débito.
l) Nota crédito.
m) Comprobante de contabilidad.
n) Cotización.
o) Revisión.
p) Pedido.
q) Libranza.
r) Tarjeta kárdex.




A. SOLUCIÓN
1) Son documentos que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa. Estos deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o dejar constancia los cuales se archivan en orden.
2) Clasificación de documentos:
a) Externos: son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y conservados en la empresa. Ej.: facturas de compras, recibos de pagos efectuados, etc.
b) Internos: son los documentos emitidos en la empresa que pueden entregarse a terceros o circular en la misma empresa. Ej.: facturas de ventas, recibos por cobranzas, presupuestos, vales.
3)
a) Recibo de caja o comprobante de ingresos: Es un soporte de contabilidad en el que constan los ingresos en efectivo cheques y otras formas de recaudo. El original se entrega al cliente y a la caja. Generalmente se archivan así: Una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad. Con débito a la cuenta caja y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido.
b) Recibo de caja menor y reembolso: Es un soporte de los gastos pagados en efectivo. Cuentas mínimas que no requieren del giro de un cheque.
Para ello se establece un fondo denominado menor cuyo monto se fija de acuerdo a las necesidades de la empresa. Al contabilizar la constitución en fondo fijo de caja menor.
c) Consignación bancaria: Es un comprobante al elaborar los bancos y suministros sus cuentas abiertas para que lo diligencien al consignado. El origen lo da el banco y una copia con el sello y la firma del cajero recibidor que sirve de soporte.
d) Conciliación bancaria: Es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus cuentas habitantes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero recibidor que sirve de soporte para la contabilidad de la empresa que consigna. Hay dos tipos de formularios:
i) Para consignar efectivo y cheque de bancos locales.
ii) Consignar remesas o cheques de otras platas.
e) Comprobante de depósito y recibo de cuenta de ahorro: Las entidades financieras a sus clientes de cuenta de ahorros, además de la tarjeta débito, libretas para que sean diligenciadas al depositar o retirar dinero de su cuenta de ahorros. De acuerdo con la cuantía y exigencia del cliente para depositar remesas o cheque de otras platas, se utiliza un formato especial, este soporte tiene dos opciones para elegir solo una:
i) Depósito en efectivo o cheques de bancos locales.
ii) Retiro de efectivos o cheques de bancos.
f) Factura de venta: La factura de venta es el documento que expide quien vende bienes o presta servicios. La factura es el soporte esencial para la contabilidad del empresario; la deben expedir los comerciantes, los profesionales liberales y quienes están obligados.
La factura cambiaria es un título valor que tienen efectos fiscales; si además cumple tributarias.
g) Cheque: Es un título valor por medio del cual una persona llamada girador (quien posee una cuenta corriente bancaria) ordena a un banco, llamado girado, que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado beneficiario.
h) Comprobante de pago o de egreso: Llamado también orden de pago, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de determinada cantidad de dinero por medio de un cheque o efectivo. Generalmente en la empresa se elabora por duplicado; el original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo. Algunos negocios entregan una copia al beneficiario del pago.
i) Letra de cambio: Este documento negociable o título valor es una orden incondicional de pago que da una persona llamada girador a otra llamada girado; para que pague a la orden o al portador cierta suma de dinero a la vista o en una fecha predeterminada. En el comercio se utiliza la letra de cambio como garantía como pago en compras y ventas a crédito. El vendedor hace firmar letras de cambio a sus clientes, que se denominan letras por cobrar, al comprador acepta letras de cambio a proveedores que se llaman letras por pagar.
j) Pagaré: Este título valor es una promesa incondicional de pagar cierta cantidad de dinero en una fecha determinada. Generalmente, este documento se utiliza para respaldar los préstamos bancarios
k) Nota débito: Es un comprobante que emiten las empresas, para cargar a la cuenta de los clientes como intereses de financiación, por sobregiro, el gravamen a movimientos financieros (GMF), de venta de chequera, comisiones y otros cobros por conceptos adicionales a las ventas y servicios prestados de operaciones manejadas por estas entidades.
l) Nota crédito: Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no están liquidadas en la factura, o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías para su contabilización, se utiliza un soporte que se denomina nota crédito. Este documento generalmente se prepara en original y dos copias: El origen para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra copia para registrar y anexar al comprobante de contabilidad.
m) Comprobante de contabilidad: Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un soporte contable específico, como es el caso asientos contables de corrección, depreciación, amortización, ajustes y cierre, además de la compra al régimen simplificado.
n) Cotización: Cotización de un valor mobiliario o título valor es su admisión a negociación en un mercado bursátil. Más exactamente, la cotización es la tasación oficial que se hace de su valor (normalmente a diario), en función de criterios pre-establecidos que dependen de las órdenes de compra y de venta de ese título.
o) Las empresas que adoptan el sistema de inventario permanente deben implantar un procedimiento de rutina que permita controlar con exactitud el movimiento de las mercancías. Para visualizar claramente esta información se requiere un libro auxiliar de inventarios con un rayado especial llamado como kárdex.